Pracovní smlouva elektronicky: co dovoluje zákoník práce po novele 2025

Nástup nového kolegy bez tisku, skenování a čekání na podpis z druhého konce republiky – to je dnes v českém pracovním právu legální a od roku 2023 i výslovně upravené. Zákoník práce ale rozlišuje dvě skupiny dokumentů, které se řídí různými pravidly: dvoustranné dohody, které lze uzavřít prostým elektronickým podpisem, a jednostranné písemnosti, u nichž platí přísný režim doručování a požadavek na uznávaný podpis zaměstnavatele.

V tomto článku projdeme obě skupiny, ukážeme, co změnila novela z roku 2023 a tzv. flexinovela účinná od 1. června 2025, a nabídneme praktický postup pro HR.

Dvoustranné dokumenty: § 21 zákoníku práce

Novela zákoníku práce provedená zákonem č. 281/2023 Sb. (účinnost 1. 10. 2023) výslovně umožnila uzavřít elektronicky pracovní smlouvu, dohodu o provedení práce, dohodu o pracovní činnosti, jejich změny i dohody o jejich ukončení. Pravidla najdete v § 21 zákoníku práce:

• Zaměstnavatel zašle vyhotovení dokumentu na elektronickou adresu zaměstnance, která není v dispozici zaměstnavatele a kterou mu zaměstnanec pro tento účel písemně sdělil – typicky soukromý e-mail.
• Zaměstnanec může od takto uzavřené smlouvy či dohody odstoupit do 7 dnů od doručení vyhotovení, pokud ještě nezačal vykonávat práci. Odstoupení musí být písemné.
• Zákon nestanoví žádnou minimální úroveň elektronického podpisu; podle stanovisek advokátních kanceláří publikovaných k novele postačí prostý elektronický podpis obou stran.

Z pohledu e-podpisové služby to znamená dvě praktické věci. Zaprvé, adresu zaměstnance si nechte písemně potvrdit předem (stačí e-mail nebo formulář v onboardingu) a používejte ji důsledně – firemní schránka, kterou zřizujete vy, podmínku „není v dispozici zaměstnavatele“ nesplňuje. Zadruhé, archivujte doklad o doručení vyhotovení, protože od něj běží sedmidenní lhůta pro odstoupení. Auditní stopa s časem doručení a zobrazení tuto roli plní.

Někteří komentátoři po novele upozorňovali, že není zcela jasné, zda podpis přes e-podpisovou platformu splňuje požadavek na zaslání vyhotovení na adresu zaměstnance. Praktická odpověď je jednoduchá: nechte platformu po dokončení poslat podepsaný dokument e-mailem na tu soukromou adresu, kterou zaměstnanec sdělil. Tím je vyhotovení prokazatelně doručeno a zároveň máte v auditní stopě čas, kdy k tomu došlo.

Jednostranné písemnosti: § 334 a § 335

Výpověď, okamžité zrušení pracovního poměru, zrušení ve zkušební době, odvolání z vedoucího místa nebo mzdový výměr jsou písemnosti, které zaměstnavatel doručuje do vlastních rukou podle § 334 zákoníku práce. Elektronicky je lze doručit jen za podmínek § 335:

• zaměstnanec s tímto způsobem doručování souhlasil v samostatném písemném prohlášení a uvedl elektronickou adresu, která není v dispozici zaměstnavatele,
• písemnost je podepsána uznávaným elektronickým podpisem zaměstnavatele (zaručený podpis založený na kvalifikovaném certifikátu, nebo podpis kvalifikovaný),
• nepotvrdí-li zaměstnanec převzetí do 15 dnů, považuje se písemnost za doručenou posledním dnem této lhůty (fikce doručení).

Co změnila flexinovela 2025

Zákon č. 120/2025 Sb., označovaný jako flexinovela, nabyl účinnosti 1. června 2025. Vedle změn ve zkušební době, výpovědní době a práci rodičů upravil i doručování mzdového výměru. Podle výkladu publikovaného poskytovateli e-podpisu a advokáty lze nově mzdový výměr doručit elektronicky i bez předchozího písemného souhlasu zaměstnance, například na pracovní e-mail nebo do interního systému, s tím, že zaměstnanec musí převzetí písemně potvrdit do 15 dnů; jinak je doručení neúčinné. Původní režim podle § 335 (souhlas, soukromá adresa, uznávaný podpis) zůstává zachován a má výhodu fikce doručení.

Přesné znění ověřte v aktuální konsolidované verzi zákoníku práce – flexinovela je rozsáhlá a výklad některých ustanovení se v odborné literatuře stále ustaluje. Požadavek na uznávaný podpis zaměstnavatele u jednostranných písemností doručovaných elektronicky novela neodstranila.

Praktická mapa pro HR

Shrnutí, které si můžete pověsit nad stůl. U nestandardních situací se poraďte s právníkem.

• Pracovní smlouva, DPP, DPČ, dodatky, dohoda o rozvázání: prostý elektronický podpis obou stran; vyhotovení na soukromý e-mail zaměstnance; evidujte doručení (7denní lhůta pro odstoupení).
• Mzdový výměr, výpověď, okamžité zrušení, zrušení ve zkušební době: uznávaný podpis zaměstnavatele; souhlas zaměstnance a soukromá adresa podle § 335, nebo u mzdového výměru nový režim s písemným potvrzením do 15 dnů.
• Interní směrnice, potvrzení o školení BOZP, souhlasy se zpracováním údajů, předávací protokoly k technice: prostý podpis, případně jen potvrzení přečtení.
• Doručování ze strany zaměstnance zaměstnavateli (např. výpověď podaná zaměstnancem) upravuje § 337 – ověřte si, jakou formu u vás přijímáte.

Jak to nastavit v OneKlik

Pro dvoustranné dokumenty vytvořte šablonu pracovní smlouvy s podpisovými poli pro zaměstnavatele i zaměstnance a s ověřením SMS kódem. Zaměstnance uveďte jeho soukromým e-mailem, který vám předem písemně sdělil, a ponechte zapnuté zasílání dokončeného dokumentu všem stranám – tím splníte povinnost zaslat vyhotovení. Auditní stopa zaznamená čas odeslání, zobrazení i podpisu, takže běh sedmidenní lhůty doložíte.

Jednostranné písemnosti vyžadují uznávaný podpis zaměstnavatele, který OneKlik dnes nevytváří. Pro ně použijte vlastní kvalifikovaný certifikát a doručte je podle § 335, případně klasicky v listinné podobě. Podporu podpisu certifikátem připravujeme.