Elektronický podpis v realitách a HR: kde ano, kde ne

Reality a personalistika mají jedno společné: hodně dokumentů, které musí být podepsané rychle, často mimo kancelář a lidmi, kteří nemají čipovou kartu ani kvalifikovaný certifikát. Zároveň jsou to obory, kde pár konkrétních listin vyžaduje přísnější formu, a elektronický podpis tam nestačí.

Tento článek je praktický přehled: co můžete podepisovat prostým elektronickým podpisem s ověřením a auditní stopou, co vyžaduje uznávaný podpis a co musí mít úředně ověřený podpis nebo notářský zápis. U každé položky uvádíme, proč.

Reality: co podepsat elektronicky

Většina dokumentů v realitní praxi jsou soukromoprávní smlouvy bez zvláštních formálních požadavků nad rámec písemné formy. Pro ně platí § 7 zákona č. 297/2016 Sb. (jakýkoli typ elektronického podpisu) a § 562 občanského zákoníku (písemná forma je zachována i elektronicky, pokud lze zachytit obsah a určit jednající osobu).

• Smlouva o realitním zprostředkování – zákon č. 39/2020 Sb. v § 9 vyžaduje písemnou formu, kterou elektronický podpis splňuje. Právě o takovou smlouvu šlo ve sporu, v němž Městský soud v Praze (54 Co 217/2024) potvrdil platnost prostého elektronického podpisu.
• Rezervační smlouva – klient ji podepíše z mobilu cestou z prohlídky; ověření SMS kódem a záznam o čase podpisu jsou u rezervačních záloh cennější než podpis na papíře.
• Nájemní smlouva a její dodatky, smlouva o podnájmu, výpověď nájmu dohodou.
• Předávací protokol k bytu či domu, včetně stavů měřidel a fotografií jako příloh.
• Prohlídkový protokol, souhlas se zpracováním osobních údajů, informace pro spotřebitele, plná moc pro zprostředkovatele k běžným úkonům (nikoli k převodu nemovitosti).
• Dohoda o složení kupní ceny do úschovy u realitní kanceláře nebo advokáta, pokud ji smluvní podmínky úschovy nevyžadují s ověřeným podpisem.

Reality: kde elektronický podpis nestačí

Hranicí je katastr nemovitostí. Podle § 7 odst. 2 katastrálního zákona (č. 256/2013 Sb.) musí být pravost podpisů na soukromé listině, na jejímž základě má být zapsáno právo do katastru, úředně ověřena. V elektronické podobě to znamená dokument ve formátu PDF/A s uznávaným elektronickým podpisem, který se považuje za úředně ověřený jen při splnění dalších podmínek – například když má podepisující údaje o svém kvalifikovaném certifikátu zapsány v registru obyvatel přes Portál občana. Prostý podpis z e-podpisové platformy katastr nepřijme.

• Kupní smlouva na nemovitost, darovací a směnná smlouva, smlouva o zřízení věcného břemene nebo zástavního práva – úředně ověřené podpisy (nebo uznávaný podpis s podmínkami pro katastr).
• Plná moc k převodu nemovitosti – stejná forma jako samotná smlouva, tedy s úředně ověřeným podpisem.
• Smlouva o převodu podílu ve společnosti, která nemovitost vlastní – § 209 zákona o obchodních korporacích vyžaduje úředně ověřené podpisy.
• Smlouvy o manželském majetkovém režimu, dědické dohody, zakládání společností – notářský zápis.

HR: dvě skupiny dokumentů

Pracovní právo má po novele zákoníku práce z roku 2023 jasné rozdělení, které jsme podrobně rozebrali v článku o pracovní smlouvě elektronicky. Zde jen shrnutí pro rychlou orientaci.

• Prostým podpisem (§ 21 zákoníku práce): pracovní smlouva, DPP, DPČ, jejich změny a dohody o ukončení. Podmínkou je zaslání vyhotovení na soukromou adresu zaměstnance, kterou písemně sdělil, a respektování 7denní lhůty pro odstoupení, pokud ještě nezačal pracovat.
• Uznávaným podpisem zaměstnavatele (§ 335): jednostranné písemnosti doručované elektronicky – výpověď, okamžité zrušení, zrušení ve zkušební době, mzdový výměr. Nutný předchozí písemný souhlas zaměstnance a soukromá adresa; u mzdového výměru po flexinovele 2025 alternativně potvrzení převzetí do 15 dnů.
• Bez zvláštních požadavků: interní směrnice a jejich potvrzení, záznamy o školení BOZP, souhlasy se zpracováním údajů, předávací protokoly k notebooku či autu, dohody o srážkách ze mzdy, žádosti o dovolenou.

Co mají oba obory společné: důkaz

V realitách i v HR se spory točí kolem stejných otázek: podepsal to skutečně on, kdy a co přesně. Odpověď dává auditní stopa – záznam o ověření telefonu nebo e-mailu, času zobrazení a podpisu, IP adrese a otisku SHA-256 dokumentu. U rezervační smlouvy doloží, že klient podepsal před složením zálohy; u pracovní smlouvy doloží doručení vyhotovení, od něhož běží lhůta pro odstoupení.

Praktická doporučení, která platí napříč:

• Telefonní číslo a e-mail příjemce berte z vlastní evidence, ne z dokumentu, který vám někdo přeposlal.
• U dokumentů s lhůtami (odstoupení, rezervace) si stahujte auditní stopu ihned po dokončení a archivujte ji s dokumentem.
• Přílohy, které klient nahrává (doklad, fotografie stavu bytu), přidejte jako pole typu příloha – stanou se součástí obálky i auditní stopy.
• Šablony pro opakované dokumenty (rezervační smlouva, DPP) šetří čas a snižují chybovost v rozmístění polí.

Jak to podporuje OneKlik

OneKlik je stavěný přesně pro první skupinu dokumentů: prostý elektronický podpis s ověřením SMS kódem nebo e-mailem, podpis z mobilu bez účtu, role podepisující / schvalovatel / v kopii / podepisující osobně, šablony a auditní stopa s otisky SHA-256 ke každé obálce. Realitní kancelář tak může mít rezervační smlouvu podepsanou dřív, než klient dojede domů; personalista má DPP podepsanou před prvním dnem brigádníka.

Pro listiny vyžadující uznávaný podpis, úřední ověření nebo notářský zápis OneKlik dnes není určen. Podporu podpisu vlastním kvalifikovaným certifikátem a zaručeného podpisu přes Bank iD připravujeme; požadavek katastru na úředně ověřený podpis tím však nezmizí.

Nejde o právní poradenství. U transakcí s vysokou hodnotou nebo nestandardní strukturou se poraďte s advokátem.