Jak podepsat smlouvu online jedním klikem: krok za krokem

„Jeden klik. Podepsáno.“ není jen slogan. Tak má vypadat zkušenost klienta, kterému pošlete smlouvu: otevře odkaz z e-mailu, opíše kód z SMS, přečte si dokument a podepíše prstem nebo kliknutím. Bez registrace, bez instalace, bez tiskárny. Na vaší straně to znamená pár minut přípravy, které vám v tomto návodu ukážeme krok za krokem.

Návod vychází z aktuální verze OneKlik. Pokud si chcete postup rovnou vyzkoušet, účet má první tři obálky na vyzkoušení zdarma, nevyžaduje platební kartu a nemá měsíční poplatek.

Než začnete: co je obálka

Základní jednotkou v OneKlik je obálka. Obsahuje jeden nebo více dokumentů ve formátu PDF (každý do 20 MB), seznam příjemců s jejich rolemi a nastavení, například lhůtu k podpisu. Jedna obálka = jedna podpisová akce, ať už v ní je jedna smlouva, nebo smlouva s třemi přílohami.

Příjemce může mít jednu ze čtyř rolí: Podepisující (podepisuje), Schvalovatel (jen schvaluje, nepodepisuje), V kopii (dostane hotový výsledek) a Podepisující osobně (podepíše na vašem zařízení, třeba na pobočce nebo při předání). Pořadí může být sekvenční – další příjemce dostane výzvu až po podpisu předchozího – nebo paralelní, kdy podepisují všichni najednou.

Krok 1: Nahrajte dokument

Po přihlášení klikněte na Nová obálka. Přetáhněte PDF do okna nebo ho vyberte z disku. Smlouvu si připravte tak, jak ji chcete podepsat – OneKlik obsah nemění, pouze na něj umístí pole a po dokončení vloží podpisy. Pokud máte smlouvu ve Wordu, uložte ji nejdřív jako PDF.

Obálce dejte srozumitelný název, například „Smlouva o dílo – Novák, kuchyň“. Název uvidí příjemce v předmětu e-mailu i na podpisové stránce.

Krok 2: Přidejte příjemce a zvolte ověření

U každého příjemce vyplňte jméno, příjmení, e-mail a telefon. Telefon je důležitý: právě na něj přijde jednorázový ověřovací kód, pokud zvolíte ověření SMS. Druhou možností je ověření kódem zaslaným e-mailem. Kterou zvolit, rozebíráme v samostatném článku o metodách ověření; pro smlouvy s klienty doporučujeme SMS, protože jde o kanál nezávislý na e-mailové schránce, do které posíláte odkaz.

Dále vyberte typ podpisu – jednoduchý (kliknutím na tlačítko) nebo vlastnoruční (kreslený prstem či myší) – a jazyk, v němž příjemce uvidí podpisovou stránku a e-maily.

• Lhůta k podpisu: po jejím uplynutí odkaz přestane platit a obálka přejde do stavu Expirováno.
• Připomínky: OneKlik může příjemce automaticky upozornit, pokud dokument ještě neotevřel.
• Zpráva příjemci: krátký osobní text, který se zobrazí v e-mailu s výzvou.

Krok 3: Rozmístěte pole

V editoru vidíte náhled každé stránky PDF. Z palety vlevo přetáhněte podpisové pole na místo, kde má být podpis – každý podepisující má v paletě vlastní řádek s barevnou tečkou, takže je hned vidět, čí pole kam patří. Kromě podpisu máte k dispozici textové pole (jméno, číslo dokladu), zaškrtávací pole, přepínač, datum podpisu a přílohu, přes kterou vám klient nahraje třeba kopii dokladu.

Pole označená jako povinná musí příjemce vyplnit, jinak podpis nedokončí. Nepovinná pole jsou na podpisové stránce označená šedě. Až jste hotovi, klikněte na Odeslat.

Krok 4: Co vidí klient

Příjemce dostane e-mail s názvem obálky, jménem odesílatele, lhůtou a tlačítkem pro otevření. Po kliknutí se mu v prohlížeči – na mobilu, tabletu i počítači – zobrazí uvítací obrazovka a výzva k ověření. Zadá šestimístný kód z SMS nebo e-mailu; kód platí deset minut a po pěti neúspěšných pokusech se obálka pro jistotu zamkne.

Po ověření si přečte dokument, vyplní pole a podepíše. Kreslený podpis vytvoří prstem na displeji, jednoduchý podpis potvrdí tlačítkem. Pokud s obsahem nesouhlasí, může podpis odmítnout a uvést důvod – vy o tom dostanete zprávu a obálku můžete opravit a poslat znovu.

Krok 5: Zapečetěné PDF a auditní stopa

Jakmile podepíší všichni, OneKlik vloží podpisy do dokumentu, spočítá otisk SHA-256 původního i výsledného souboru a vygeneruje auditní stopu – samostatné PDF s přehledem stran, otisků a časové osy událostí. Všichni příjemci i vy dostanete e-mail s podepsaným dokumentem a auditní stopou v příloze. Totéž najdete v detailu obálky v aplikaci, kde vidíte i stav každého příjemce v reálném čase.

Dokument je chráněn otiskem, auditní stopou a elektronickou pečetí s certifikátem od kvalifikovaného poskytovatele I.CA včetně časového razítka; kvalifikovaná časová razítka připravujeme jako další vrstvu ochrany.

Tipy pro opakované smlouvy

• Šablony: smlouvu, kterou posíláte pravidelně, uložte jako šablonu i s rozmístěnými poli a rolemi příjemců. Nová obálka je pak otázkou doplnění jména a e-mailu.
• Osobní podpis: při předání zakázky otevřete podpisovou stránku na svém tabletu a podejte ji klientovi. Ověření kódem proběhne stejně, jen na místě.
• API a webhooky: pokud smlouvy generuje váš CRM nebo účetní systém, může obálky vytvářet přímo přes REST API a OneKlik vám pošle událost, jakmile je podepsáno.
• Vlastní branding: logo a barva vaší firmy v e-mailech i na podpisové stránce, aby klient hned poznal, od koho dokument je.

Nejčastější chyby, kterým se vyhnete

• Špatné telefonní číslo příjemce – SMS kód nedorazí. Zkontrolujte předvolbu a číslo před odesláním.
• Podpisové pole na špatné stránce nebo u špatného příjemce – editor to ukáže barvou, projděte si náhled před odesláním.
• Příliš krátká lhůta – klient, který smlouvu otevře za týden, už najde expirovaný odkaz. Pro běžné smlouvy stačí 14 dní.
• Firemní e-mail zaměstnance u pracovní smlouvy – u pracovněprávních dokumentů použijte soukromou adresu, kterou vám zaměstnanec písemně sdělil.