Auditní stopa: proč u soudu rozhoduje víc než samotný podpis

Představte si, že klient za rok tvrdí, že smlouvu nikdy nepodepsal. Na papíře byste porovnávali podpis s jiným jeho podpisem a opírali se o domněnku, že soukromá listina je pravá. U prostého elektronického podpisu tato domněnka neplatí – a přesto takové spory firmy vyhrávají. Rozhoduje totiž něco, co vzniká vedle podpisu: auditní stopa.

V tomto článku vysvětlíme, proč je auditní stopa u prostého podpisu důležitější než obrázek podpisu, co má obsahovat, jak funguje otisk SHA-256 a jak si auditní stopu sami ověříte.

Co řekl soud: 54 Co 217/2024

Městský soud v Praze v rozsudku ze dne 19. 9. 2024, č. j. 54 Co 217/2024-259, řešil spor o zprostředkovatelskou smlouvu realitní kanceláře podepsanou přes e-podpisovou platformu. Potvrdil, že prostý elektronický podpis je v soukromoprávních vztazích platný. Současně vyslovil zásadu, která definuje, k čemu auditní stopa slouží: u prostého elektronického podpisu je třeba pozitivně prokazovat identitu podepisující osoby i to, že projevila vůli dokument podepsat. Domněnka pravosti soukromé listiny podle § 565 občanského zákoníku se zde neuplatní.

Jinými slovy: nestačí ukázat PDF s obrázkem podpisu. Musíte doložit řetězec událostí – komu jste dokument poslali, jak se ověřil, kdy ho zobrazil, kdy a odkud podepsal a že dokument od té doby nikdo nezměnil. Soud připustil, že k prokázání může přispět i následné chování stran (třeba to, že klient plnil), ale primárním důkazem je záznam o procesu.

Co má auditní stopa obsahovat

Z judikatury, praxe poskytovatelů a požadavků § 562 občanského zákoníku (zachycení obsahu a určení jednající osoby) lze odvodit minimální obsah protokolu o podpisu:

• Identifikace obálky a dokumentů: název, jednoznačný identifikátor, počet stran každého dokumentu.
• Otisk SHA-256 původního dokumentu (jak byl odeslán) a otisk podepsaného dokumentu (jak byl dokončen).
• Strany: jméno, e-mail a telefon každého příjemce, jeho role (podepisující, schvalovatel, v kopii) a výsledný stav.
• Metoda ověření: zda byl příjemce ověřen kódem z SMS, e-mailem nebo jinak, kdy byl kód odeslán a kdy úspěšně ověřen, případně počet neúspěšných pokusů.
• Časová osa s přesnými časy: vytvoření a odeslání obálky, doručení výzvy, otevření odkazu, zobrazení dokumentu, souhlas s podmínkami, vyplnění polí, podpis, dokončení.
• Technický kontext každé události: IP adresa a identifikace prohlížeče či zařízení.
• Souhlasy udělené v průběhu, například se zpracováním osobních údajů nebo s elektronickou formou jednání.

Všimněte si, že ani jedna položka není „obrázek podpisu“. Nakreslený podpis má psychologickou a praktickou hodnotu – lidé mu rozumějí – ale důkazně je to jen grafická značka. To, co podpis spojuje s konkrétním člověkem, je ověření telefonu nebo e-mailové schránky a souvislý záznam toho, co se dělo.

SHA-256: otisk, který odhalí každou změnu

SHA-256 je kryptografická hašovací funkce. Z libovolného souboru vypočítá 64znakový řetězec – otisk. Dva různé soubory mají prakticky vždy různé otisky a i změna jediného bajtu (jedna tečka navíc ve smlouvě) vede k úplně jinému otisku. Z otisku přitom nelze obsah zpětně odvodit.

Pro podpisy to znamená, že pokud je v auditní stopě zapsán otisk podepsaného PDF, může kdokoli kdykoli spočítat otisk souboru, který má v ruce, a porovnat ho. Shoda = jde o přesně ten soubor, který byl podepsán. Neshoda = soubor byl po podpisu změněn nebo jde o jinou verzi. Na Macu a Linuxu stačí příkaz shasum -a 256 smlouva.pdf, na Windows certutil -hashfile smlouva.pdf SHA256.

Otisk originálu v protokolu navíc dokazuje, že to, co příjemce viděl a podepsal, je totéž, co jste odeslali – nikdo nemohl dokument mezi odesláním a podpisem podstrčit.

Jak auditní stopu chránit

Auditní stopa sama je dokument, a proto i ona potřebuje ochranu integrity. Standardem na trhu je protokol ve formě PDF, který poskytovatel po dokončení obálky opatří elektronickou pečetí a kvalifikovaným časovým razítkem. Pečeť dokládá, že protokol vytvořila platforma a nebyl změněn, razítko dokládá, že existoval v daném okamžiku. Ministerstvo spravedlnosti ve výkladu k zákonu č. 297/2016 Sb. zdůrazňuje, že kvalifikované časové razítko je podmínkou pro uplatnění domněnky pravosti po celou dobu existence dokumentu.

Druhou vrstvou je archivace. Podepsaný dokument i protokol uchovávejte společně, v původní podobě a po celou dobu, po kterou může vzniknout spor – u smluv typicky promlčecí doba plus rezerva. Protokol uložený jen u poskytovatele je k ničemu, pokud poskytovatel skončí; stahujte si ho.

Jak to vypadá v OneKlik

OneKlik vytváří ke každé dokončené obálce auditní stopu jako samostatné PDF. Obsahuje název obálky, seznam stran s rolemi a stavy, otisk SHA-256 původního i podepsaného souboru u každého dokumentu a časovou osu událostí s časem, popisem, IP adresou a prohlížečem – od vytvoření obálky přes odeslání a ověření kódu až po podpis a dokončení. Auditní stopa odchází e-mailem všem stranám spolu s podepsaným dokumentem a zůstává ke stažení v detailu obálky.

Elektronickou pečeť a kvalifikované časové razítko protokolu připravujeme. Do té doby doporučujeme stahovat podepsaný dokument i auditní stopu bezprostředně po dokončení a ukládat je do vlastního archivu.